Der Abschlussprozess, vom Periodenende bis zur Vorlage der Berichte, ist in der Regel nicht aus einem Guss und umfasst häufig manuelle Eingriffe.
Dieser wiederkehrende Prozess ist nicht nur eine Belastung für das Personal, er erfordert auch ein erhebliches Mass an Kooperation, Überwachung und Genauigkeit, um reibungslose Abläufe und exakte Berichte zu gewährleisten.
Ein Sammelsurium an Prozessen
Die meisten Unternehmen behandeln Finanzkonsolidierung, externes Berichtswesen, XBRL-Veröffentlichungen, Kontenabstimmungen und kontinuierliche Kontrollen als separate Prozesse.
Dieser unzusammenhängende Ansatz stützt sich auf diverse proprietäre Softwareprodukte, auf Microsoft ® Excel ® und auf eine Vielzahl von E-Mails. Dies erhöht das Risiko, denn an den Schnittstellen der einzelnen Prozesse müssen Daten häufig neu eingegeben werden.
Ohne eine zentrale Steuerung des gesamten Abschlussprozesses müssen Unternehmen mit einer Reihe von Problemen zurechtkommen. Dazu zählen unter anderem:
- Ineffizienzen durch aufwendige, manuelle Prozesse
- Höheres Risiko durch Datenübergabe an den Schnittstellen der Prozesse
- Datenungenauigkeiten
- Kein Audit-Trail innerhalb von oder zwischen Prozessen
- Minimale Kooperation zwischen den einzelnen Prozessen
- Begrenzte Übersicht und Steuerung des Gesamtprozesses
Höhere Kosten
Da jeder Prozess manuell durchgeführt wird, steigen der Personalbedarf, die Gesamtkosten sowie die Risiken für die Endfassung der Berichte. CFOs leiden in mehrerlei Hinsicht unter den unzusammenhängenden Prozessen des Berichtswesens:
- Höhere Personalkosten
- Fehlerpotenzial bei veröffentlichten Berichten mit möglichen Auswirkungen auf die Glaubwürdigkeit und unter Umständen sogar den Aktienkurs des Unternehmens
Höheres Risiko
Der Abschlussprozess steckt voller Risiken. Isolierte Funktionen. Verständigungsschwierigkeiten zwischen internen und externen Beteiligten. Mögliche Kalkulationsfehler in Tabellen. Unsaubere Übergaben zwischen den verschiedenen Prozessen. Sicherheitskontrollen. Und weil der Abschluss aus einer Reihe von nacheinander geschalteten Einzelprozessen besteht, können Verzögerungen an einer Stelle die gesamte Durchlaufzeit und damit auch das Risiko von Fristversäumnissen erhöhen.
Die Lösung
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